Líderes de duas instituições de saúde norte-americanas compartilharam as histórias sobre como conseguiram a adesão dos médicos para impulsionar a adoção da inteligência artificial (IA) para o agendamento de cirurgia e melhoria das operações hospitalares. Em uma entrevista à HealthITAnalytics, o doutor Patrick McGill, vice-presidente executivo e diretor de transformação da Community Health Network (CHN), e Jon Bodnar, gerente de produto principal do escritório do saúde digital da Baylor Scott & White Health (BSWH), contaram suas estratégias sobre como obter a adesão do médico pode avançar nos esforços apoiados por IA no agendamento e operações.
A adesão do médico é fundamental para projetos de melhoria e inovação em grande escala dentro de um sistema de saúde, incluindo aqueles que exigem adoção de IA e aprendizado de máquina. No entanto, questões como esgotamento e ceticismo em relação a novas tecnologias podem tornar um desafio obter a adesão do corpo clínico.
Os sistemas de saúde CHN e BSWH relatam que a inteligência clínica e a automação apoiadas por IA ajudaram a melhorar o atendimento perioperatório e fechar as lacunas de atendimento. “As partes interessadas em todo o setor de saúde estão procurando maneiras de aproveitar essas tecnologias para otimizar a capacidade e o fluxo de trabalho”, disseram as instituições.
O gerenciamento e a otimização eficientes da capacidade são um objetivo estratégico importante para muitos sistemas de saúde, mas encontrar uma abordagem apropriada para atingir esse objetivo pode ser difícil. Na CHN, McGill conta que a variação nas operações do sistema de saúde apresenta desafios específicos no gerenciamento de capacidade. “Como somos formados por muitas práticas e organizações diferentes que se uniram nos últimos 30 anos, médicos e agendadores também trouxeram suas próprias abordagens individuais. Isso é definitivamente um ponto forte, mas também resultou em algumas ineficiências, inclusive no agendamento de blocos de cirurgia”, explicou.
Especificamente, as variações nas preferências de agendamento dos cirurgiões ou nos padrões de uso da sala de cirurgia podem levar a ineficiências, como bloqueios de agendamento de sala de cirurgia não utilizados, cirurgiões incapazes de obter tempo de bloco de sala de cirurgia e salas de cirurgia e equipamentos cirúrgicos ociosos, continuou McGill.
Bodnar, da BSWH, ecoou essa visão, acrescentando que as restrições de pessoal de enfermagem e anestesia nos últimos anos também afetaram a capacidade da BSWH. Ele destacou a importância dos agendadores de sala de cirurgia e seus processos, acrescentando que, embora a BSWH tenha trabalhado para padronizar os processos de agendamento usando o Epic, os processos ainda dependem muito do processo manual dos agendadores.
“A satisfação do cirurgião com o agendamento na BSWH está intimamente ligada à mentalidade de atendimento ao cliente dos agendadores. Saindo da pandemia, tudo está muito enxuto e tem havido muita rotatividade de pessoal. Esses agendadores geralmente atendem chamadas telefônicas o dia todo, gerenciam e coordenam o agendamento do dia, elaboram relatórios e outras tarefas”, disse Bodnar.
O CHN e o BSWH não são os únicos sistemas de saúde que enfrentam problemas de gerenciamento de capacidade relacionados ao agendamento de cirurgia. Uma revisão da literatura publicada no início deste ano indicou que o agendamento de sala de cirurgia continua sendo um problema para o setor devido à sua complexidade. Também mostra que o número de artigos de agendamento publicados por ano está aumentando.
Vários modelos para otimização de escalonamento de sala de cirurgia foram propostos nos últimos anos, incluindo modelos baseados em IA e algoritmos. A CHN e a BSWH adotaram uma estratégia semelhante, usando uma plataforma de gerenciamento de capacidade baseada em nuvem da LeanTaaS para otimização de agendamento de cirurgia.
Ganhando buy-in (adesão) de cima para baixo
Encontrar uma plataforma de gerenciamento de capacidade para agendamento de cirurgia pode aproximar os sistemas de saúde de abordar questões de agendamento de cirurgia e operações hospitalares, mas é necessário obter a adesão do médico para continuar avançando.
Bodnar afirmou que começar com a adesão da liderança é crucial para a implantação bem-sucedida de qualquer solução para melhoria das operações do hospital, incluindo agendamento de sala de cirurgia. Ele observou que a rede da BSWH é diversificada, composta por instalações grandes e pequenas, muitas das quais são baseadas na comunidade ou práticas independentes. Essa diversidade apresenta desafios únicos de adesão.
“Embora cada instalação seja única, pode ser necessário um pouco de educação para que eles entendam como o que fizemos em outros lugares pode ser transferido para eles. Eu trabalho muito de perto com nosso chief medical officer (CMO) e outras lideranças perioperatórias para divulgar internamente. Ter o apoio do topo abriu muitas portas à medida que procuramos expandir para instalações adicionais”, explicou Bodnar.
Esse foco na educação é compartilhado pela CHN, onde parte da educação da equipe sobre como uma solução de gerenciamento de capacidade pode beneficiá-la está mostrando seu potencial para permitir que trabalhem no topo de suas licenças e melhorem o atendimento, observou McGill. “Na CHN, temos uma cultura de melhoria contínua, onde valorizamos nossos médicos e funcionários como parceiros”, disse ele.
McGill conta que aproveitaram isso para buscar a adesão dos médicos, mostrando a eles como poderiam se beneficiar diretamente das soluções e como o uso das novas soluções é uma vitória para eles. “Nossos cirurgiões, enfermeiros cirúrgicos e equipes de apoio são de alto desempenho que desejam realizar com segurança o maior número possível de casos e também desejam trabalhar no topo de sua licença. Então, estávamos buscando maneiras de fazer mais dentro de nossa estrutura existente, e era fundamental que reconhecêssemos o que esses médicos queriam e como processos ineficientes de agendamento os impediam de fazer isso”, completou.
Reduzindo os pontos de dor da implementação
Ao destacar como as ineficiências no agendamento da sala de cirurgia podem prejudicar os fluxos de trabalho e o desempenho do médico, há um longo caminho para alcançar a adesão generalizada, existem pontos problemáticos no processo de implantação de uma solução baseada em nuvem ou IA para otimização de capacidade que pode afetar a adesão .
“Existe um medo de mudança, especificamente para os funcionários do escritório, muitos dos quais não são muito experientes em tecnologia”, observou Bodnar. “Eles usam o telefone e o fax há muito tempo e, embora ineficientes, estão confortáveis com o processo atual. Felizmente, o LeanTaaS possui e gerencia grande parte da carga de trabalho para treiná-los. Nós nos concentramos fortemente, como sistema, para complementar sua equipe de suporte, garantir que os escritórios se sintam bem cuidados e entender que estamos fazendo isso para ajudá-los.”
Os médicos da CHN compartilharam pontos problemáticos semelhantes, incluindo preocupações com tarefas administrativas e cargas de casos, quando o sistema de saúde começou a procurar uma solução de otimização de capacidade. Tanto a CHN quanto a BSWH adotaram uma abordagem constante e colaborativa para a implementação da solução para reduzir ao máximo os pontos problemáticos. McGill e Bodnar observaram que o feedback da equipe e a comunicação aberta foram fundamentais durante todo o processo.
“Durante a implementação, os médicos puderam experimentar em primeira mão como as novas soluções de agendamento resolveram [seus] problemas, aliviando-os e sua equipe de tarefas administrativas demoradas e ajudando-os a realizar uma carga de casos ideal dentro das horas em que trabalharam melhor”, disse McGill. “Os médicos também puderam ver nas análises como suas próprias métricas melhoraram. Fornecer esse feedback direto e concreto desde o início permite a adesão do médico durante toda a implementação.”
Desde a implementação da plataforma, a CHN viu um aumento de 20% no tempo de sala de cirurgia liberado proativamente, acrescentou McGill. Ao liberar esse horário e preenchê-lo com casos, o sistema de saúde também registrou um aumento de 3% na utilização do horário nobre. Além disso, a ferramenta permite que a CHN tome decisões informadas sobre despesas de capital relacionadas à sala de cirurgia, como a necessidade de salas de cirurgia adicionais ou ferramentas como robôs cirúrgicos.
A BSWH também obteve informações valiosas sobre o estado atual de seu gerenciamento de OR desde a implementação da plataforma, incluindo como o sistema pode definir um conjunto padronizado de parâmetros para gerenciamento de OR para garantir que esteja funcionando da maneira mais eficiente possível, ao mesmo tempo em que fornece cada instalação em sua rede a capacidade de se ajustar às nuances de seu mercado, compartilhou Bodnar.
No geral, McGill e Bodnar indicaram que as ferramentas baseadas em IA e nuvem para gerenciamento de capacidade têm um potencial significativo para ajudar a otimizar as operações e os fluxos de trabalho do hospital, permitindo que a equipe se concentre na melhoria do atendimento ao paciente.
“As ferramentas de otimização de capacidade baseadas em IA removem a ambiguidade do processo”, afirmou McGill. “Eles fornecem uma imagem atualizada das circunstâncias atuais e usam dados históricos para fazer previsões. Essas previsões incluem prováveis cargas de casos futuras e uso de blocos e recomendações sobre como otimizar a programação para o tempo, salas e equipamentos disponíveis. Isso minimiza suposições e idas e vindas, apoiando a construção eficiente de cronogramas que utilizam totalmente os ativos da sala de cirurgia.”