De acordo com o Conselho Federal de Medicina (CFM), as empresas que prestam serviços de exames médicos devem guardar e conservar amostras, blocos, lâminas e fotografias até que estes sejam retirados pelo paciente ou por seu representante legal. Para facilitar o trabalho de recuperação destes materiais para entrega, é fundamental que o sistema de gestão laboratorial (LIS) da instituição permita o rastreamento total dos mesmos também após o processo analítico.
Alguns tipos de amostras para as Análises Clínicas precisam ser armazenadas por diferentes períodos, para futuras análises e repetições para conferências. O controle desse armazenamento chama-se Soroteca e é comum nos sistemas de LIS, que permitem rastrear rapidamente a localização de determinada amostra em uma geladeira ou rack, conforme as regras do laboratório.
O LIS é capaz de rastrear e informar quais amostras podem ser descartadas levando em conta o tempo de armazenagem, que é variável conforme o tipo do material biológico, meio conservante e tipo de resultado, informações estas parametrizáveis em sistemas como o Motion LIS, distribuído pela Inovapar e desenvolvido pela Touch Health. O auxílio do sistema é fundamental na operação diária em laboratórios com grande volume de exames.
Blocos e lâminas
O resgate de materiais pelo paciente é mais comum na área de Anatomia Patológica. Os blocos e lâminas gerados podem ser resgatados para a reavaliação de um câncer, por exemplo. Muitas vezes, o paciente inicia o tratamento em um centro não-especializado e, após o diagnóstico inicial, é encaminhado para um centro especializado em sua doença, onde haverá uma nova análise do seu material.
O controle detalhado do fracionamento das amostras é um dos diferenciais do módulo de Anatomia Patológica do Motion LIS. Nele, cada fração do material ganha uma numeração específica, então é possível saber quantas lâminas cada bloco gerou e onde está localizada cada fração.
Esse controle costuma ser feito de forma manual nos laboratórios, que criam seus próprios códigos de ordenação, o que aumenta a complexidade para localizar materiais solicitados por um paciente. Um sistema como o Motion LIS reduz consideravelmente o prazo de entrega dos materiais, já que a localização do item solicitado é imediato. Sem esta facilidade, os laboratórios precisam manter pessoas especializadas em localizar estes materiais.
Genética
As amostras utilizadas pela área de Biologia Molecular e Genética também precisam ser fracionadas e armazenadas, para acompanhamento de doenças de longo prazo e pesquisa genética, por exemplo. O sistema Motion LIS contempla o módulo de Biologia Molecular que, assim como o de Anatomia, gera códigos individuais para cada amostra, facilitando a localização posterior.
Em todas as áreas, as regras de como armazenar cada tipo de material são parametrizáveis no sistema e permite que ele guie o profissional que fará a armazenagem. Quando o material for retirado pelo paciente, a empresa deve registrar o evento no sistema com uma cópia do protocolo de retirada. E mesmo com a retirada do material, o laudo gerado deve permanecer armazenado.