O Hospital São Paulo – Hospital Universitário da UNIFESP é reconhecido como uma instituição que busca na inovação uma forma de oferecer um melhor ambiente de trabalho aos seus colaboradores e de organizar as atividades diárias para ganho de eficiência e produtividade. Para melhorar ainda mais os processos internos, o hospital fechou uma parceria com a ilegra, para conduzir o projeto de implantação do G Suite for Education. O resultado é a migração de 5.500 usuários para a nova plataforma, das quais aproximadamente 1.100 já estão ativos.
O projeto foi desenvolvido a partir do serviço Human Change Management da ilegra, que prepara a empresa além da gestão da mudança técnica, compreendendo os fatores humanos para que os objetivos de negócios, através da nova plataforma de comunicação e colaboração, sejam atingidos e preparando os colaboradores para a mudança tecnológica a ser realizada, sem promover impactos negativos. Segundo estudo realizado pela consultoria McKinsey, projetos com gestão da mudança eficiente trazem ROI`s de até 143% para organizações.
No caso do Hospital, para garantir o engajamento de todos, foram usadas técnicas ou métodos de marketing e inovação paralelamente a um trabalho com multiplicadores preparados para auxiliar a todos e a disponibilização de um guia prático de uso.
Todos os projetos da ilegra são customizados para a necessidade de cada cliente. No caso do Hospital São Paulo, foram aplicadas as funcionalidades básicas do pacote G Suite for Education, que inclui: Gmail; Calendário; Conferência e Chat (Hangouts e Meets); Contatos; Google Drive – armazenamento na nuvem; e ferramentas de escritório para criação de conteúdo (Google Documentos, Planilhas, Apresentação, Desenhos, Formulários e Sites). A ilegra é parceira Google desde 2012, com foco em gerar valor aos negócios dos clientes através de colaboradores motivados.
“Tínhamos pouco tempo para fazer a migração, pois o nosso contrato com a antiga empresa que prestava serviço de e-mails estava acabando e queríamos trabalhar com as aplicações do Google. Iniciamos a migração em novembro, para estar a todo vapor em meados de janeiro. Em um processo acelerado, pudemos contar com o apoio da ilegra, para nos mostrar o caminho, nos preparar e motivar os funcionários para a mudança”, comenta Nelson Akamine, diretor de Tecnologia do Hospital São Paulo.
A instituição atende todas as especialidades médicas. A sua área de cobertura corresponde à região sudeste da cidade de São Paulo além dos municípios da baixada santista, totalizando uma população de 4,5 milhões de pessoas.
Para manter essa estrutura de atendimento, o HSP conta com profissionais das mais diversas áreas, o que ajudou a detectar a necessidade de oferecer uma solução que facilitasse a comunicação e reduzisse os processos, integrando áreas e trabalhando de forma colaborativa e remota, sem a necessidade de acessar fisicamente uma rede.
“A vinda do Google facilitou os processos do dia a dia, otimizando tarefas e incentivando o trabalho colaborativo, por meio das ferramentas interativas. Agora podemos acessar uma apresentação, planilha ou textos de forma conjunta, engajada e mais eficiente”, comenta Akamine.
O papel da ilegra na implementação da ferramenta foi importante e impactou diretamente no dia a dia do hospital. “Tínhamos pouco tempo para execução do projeto e não podíamos interromper o serviço antigo. Iniciamos a migração em novembro e finalizamos em janeiro. Além disso, existia o desafio de engajar os funcionários, deixando-os motivados com a mudança e atendendo às expectativas de cada um deles”, comenta Felipe Santos, gestor de Desenvolvimento e Google, da ilegra.
Sobre Hospital São Paulo
O Hospital São Paulo atende a todas as especialidades médicas, em especial aquelas com procedimentos de alta complexidade. Mensalmente, são realizadas mais de 75 mil consultas ambulatoriais, 2.600 internações, 1.600 cirurgias, 300 mil exames laboratoriais e 30 mil atendimentos no serviço de urgência.