O setor de saúde é um dos que mais sofre com o acúmulo de documentos em papel. As empresas do setor precisam manter prontuários manuscritos dos pacientes por 20 anos de acordo com a Resolução nº 1.821/07 do Conselho Federal de Medicina. Além de dificultar a busca por informações dos pacientes, esses papéis acabam ocupando um espaço valioso que poderia ser usado na ampliação da estrutura de atendimento aos pacientes.
O Projeto de Lei do Senado (PLS) 167/2014, que trata da digitalização de prontuários médicos, vai trazer uma série de benefícios a hospitais, clínicas e consultórios, além de uma série de desafios culturais.
Aprovado pela Comissão de Ciência, Tecnologia, Inovação, Comunicação e Informática (CCT) do Senado em abril, o PLS, que agora segue para a Câmara dos Deputados, tem o objetivo de garantir a integridade, a autenticidade e a confidencialidade dos prontuários digitais. Por isso, a digitalização desses documentos vai ter de seguir uma série de exigências, como a necessidade de contar com métodos capazes de reproduzir todas as informações contidas nos documentos originais, bem como o uso de certificado digital emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil).
Um ponto importante do PLS é a possibilidade de destruir os documentos originais após a digitalização, o que vai permitir às empresas reduzir boa parte de seus custos com armazenamento de documentos. Isso, no entanto, só vai poder ser feito com a aprovação de uma comissão interna permanente de revisão, que vai ter de atestar a integridade dos originais para então autorizar a eliminação definitiva dos documentos.
Resistência a mudanças marca o setor de saúde
Mesmo que ainda esteja em tramitação, o PLS vai levar o setor de saúde a uma importante reflexão sobre a digitalização de documentos em hospitais, clínicas e consultórios, que é em relação à necessidade de os documentos já nascerem digitais, em vez de continuar gerando documentos em papel para serem digitalizados. Isso vai exigir uma grande mudança nos processos de criação de prontuários de pacientes.
Hoje as empresas que contam com um grande acervo de documentos estão mais preocupadas em dar início à digitalização desses arquivos físicos. Isso, no entanto, é algo que pode ser feito de maneira gradual, com o apoio de um software de gestão eletrônica que suporte a gestão de documentos híbridos – digitais e físicos. Também é importante avaliar a possibilidade de contar com um fornecedor de gestão documental e digitalização de documentos, que vai ajudar na criação de um processo mais estruturado e assertivo de digitalização.
Apesar de ser uma tarefa que vai exigir um grande esforço e investimento inicial, além de enfrentar uma série de barreiras técnicas, com o auxílio de uma empresa especializada em gestão da informação e o investimento nas tecnologias certas, a digitalização do acervo vai ser relativamente “fácil” se considerarmos o desafio que vem a seguir, que é modificar a rotina dos profissionais na implementação de um novo processo de prontuários.
Informações divulgadas pela última pesquisa TIC Saúde, publicada no fim do último ano pelo CETIC.br, mostram que, apesar de 61% dos médicos utilizarem regularmente o computador no atendimento aos pacientes, 50% destes profissionais se recusam a utilizar soluções digitais para além do nível mais básico de atendimento. Além disso, apesar de 74% dos estabelecimentos de saúde contarem com um sistema eletrônico para armazenar informações dos pacientes, apenas 12% armazenam informações do prontuário exclusivamente em formato eletrônico, enquanto 63% fazem isso de forma híbrida e 24% utilizam apenas papel.
Esses dados mostram que a resistência à tecnologia, especialmente em um setor que é predominantemente gerido por médicos, vai ser o maior desafio das empresas de saúde na digitalização dos prontuários médicos e na criação de um novo processo que priorize o digital.
A terceirização da gestão documental e da digitalização vai ser uma grande aliada neste cenário, beneficiando desde as pequenas clínicas até os grandes hospitais por meio de soluções capazes de automatizar e simplificar processos, reduzindo custos e aumentando a produtividade.
Inon Neves, vice-presidente da Access da América Latina.