Não há instituição de saúde que funcione sem o time assistencial. Por outro lado, organizar os horários de toda essa equipe conforme as necessidades de cada turno e especialidade é um desafio para os responsáveis pela área. A gestão da força de trabalho consiste em um dos processos mais críticos da jornada, afetando diretamente o atendimento do paciente. Tradicionalmente, é feito manualmente, com planilhas, memorandos, bilhetes e até acordos verbais, o que pode criar um ambiente bastante conturbado com falta de profissionais para atender a demanda, elevadas taxas de absenteísmo, falta de adequação às normas trabalhistas e insatisfação dos colaboradores.
Foi exatamente visando transformar esse cenário e garantir que os recursos humanos fossem distribuídos equilibradamente, considerando as necessidades individuais, que o Hospital Ernesto Dornelles, instituição privada de saúde, de Porto Alegre (RS), através do seu Centro de Inovação e Tecnologia em Saúde (CitS), adotou uma solução de Workforce Management, que incorpora a inteligência artificial para otimizar os processos e a criação de escalas. Desenvolvida pela Stargrid, startup que faz parte do ecossistema de tecnologias e serviços da Salux, a plataforma, por meio da análise preditiva e do aprendizado de máquina, consegue diminuir a demanda dos gestores na produção de escala, desenvolvendo a mesma em apenas alguns minutos. Com isso, é possível antecipar demandas futuras, prever padrões e auxiliar os gestores na tomada de decisões estratégicas.
De acordo com Eduardo Henrique de Franceschi, coordenador de Recursos Humanos do Hospital Ernesto Dornelles, antes da adoção da Stargrid, a gestão de escalas era feita em papel e em algumas planilhas Excel, processo que tomava muito tempo dos responsáveis pela atividade. Eram necessários de dois a três dias para fazer a escala de 200 colaboradores, por exemplo. Atualmente, em cerca de 45 minutos o processo é concluído.
“Isso foi um ganho muito grande e ficamos muito felizes com a solução encontrada, pois tínhamos na instituição um problema de desperdício de tempo e também de satisfação do colaborador, como solicitações de folgas que não eram atendidas. Além disso, por ser tudo muito manual e moroso, algumas vezes perdia-se o controle de quando se daria uma folga para a beneficie do colaborador, porque a informação ficava dispersa em um monte de papel”, ressalta.
A solução entrou em operação em 2022. Atualmente duas grandes áreas assistenciais (UTI e emergência), que envolvem mais de 600 colaboradores, utilizam a Stargrid. Mas a ideia é expandir gradualmente a utilização para toda a instituição, que conta com mais de 1,8 mil pessoas em seu time assistencial. Tanto gestores como colaboradores, têm a tecnologia literalmente nas palmas das mãos para resolver essas questões. O profissional acessa a plataforma e recebe as validações nela mesma. Tudo de forma transparente e ágil.
Essas mudanças trouxeram vantagens para todos os envolvidos: equipe assistencial, instituição de saúde e até o próprio paciente, gerando economias consideráveis em indicadores importantes. O uso da plataforma StarGrid impactou em indicadores de desempenho e auxiliou na redução da taxa de absenteísmo nas duas unidades de terapia intensiva. Após 12 meses da implantação, em uma unidade onde a taxa era de 6,51%, o índice foi reduzido para 2,03%. Já na outra, o absenteísmo caiu 6,30% para 2,94% após a implementação efetiva. Tudo isso impacta diretamente na quantidade de horas extras; observando uma redução significativa em uma das unidades de R$ 19 mil para R$ 1,1 mil, e na outra unidade de R$ 6 mil para R$ 1,2 mil, respectivamente. Além disso, há também impactos em banco de horas, turnover, passivos judiciais e desperdício de tempo em geral, que demostram o quanto uso da tecnologia equilibra o investimento e os resultados.
Segundo Sabrina Capeletti, enfermeira coordenadora UTI e UCE do Hospital Ernesto Dornelles, a migração do papel para 100% digital ocorreu gradualmente e envolveu um tempo de maturação da solução e de aprendizado dos próprios colaboradores. “Em parceria com o setor de recursos humanos, após todos os colaboradores cadastrados na plataforma e treinados para o uso da ferramenta, iniciamos o gerenciamento das escalas com StarGrid, que funciona da seguinte forma: cada um solicita suas folgas e suas preferências e a plataforma gera a escala respeitando todas as normas trabalhistas. O colaborador não visualiza as escala dos seus colegas, somente recebe suas folgas diretamente no aplicativo”, complementa.
Sabrina também reforça que uma das vantagens mais importantes agregadas pela adoção da plataforma foi a minimização do risco judicial e financeiro que escalas mal elaboradas podem causar à qualquer instituição. “Passamos a seguir criteriosamente a legislação. No momento que coloco os critérios, como uma folga a cada seis dias trabalhados, por exemplo, o app já sinaliza quando extrapolamos essa regra. Isso nos ajuda a andarmos ‘na linha’ e evitar problemas lá na frente”, reforça.