Desde os antigos papiros egípcios até os dias atuais, o papel tem feito parte das história da humanidade, revolucionando a forma como nos comunicamos e registramos nossas informações. Aliás, a palavra papel tem sua origem no termo em Latim “papyrus”. São toneladas e mais toneladas de papel que vêm sendo utilizadas durante toda a nossa existência.
Apesar das inúmeras vantagens que o papel nos proporciona em diversos aspectos, quando falamos em armazenamento de registros de informações, ele apresenta algumas desvantagens. Uma delas é a dificuldade de manter a integridade das informações registradas. O papel é sensível a fatores externos como calor, luminosidade, umidade e pragas como insetos e roedores. Outra dificuldade é o armazenamento. No caso de documentos trabalhistas como folha de pagamento e cartões de ponto, por exemplo, a recomendação é guardá-los por até 10 anos. Já no caso do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), esse prazo chega a 30 anos. E há ainda documentos sem prazo determinado para serem guardados.
Para cumprir as normas exigidas, as organizações precisam dispor de um espaço físico seguro para armazenagem ou recorrerem a empresas de guarda volumes especializadas. Isso gera um custo fixo para as companhias, sem uma garantia total de segurança. Vale lembrar que há um gasto com a compra de papéis, tinta, impressão, pastas de arquivo, prateleiras, armários, climatização, gestão, entre outros. Sem contar o tempo que se perde para encontrar a informação que se precisa no meio de tanta papelada. Se você tiver rinite alérgica, dependendo das condições de armazenamento, a coisa pode ficar um pouco pior.
O mesmo acontece com os registros de Saúde e Segurança do Trabalho (SST). As empresas precisam estar sempre em dia com os exames e laudos exigidos pelas regulamentações trabalhistas. Postos de trabalho com um nível de risco ou insalubridade maior exigem um acompanhamento com menor intervalo de tempo, aumentando o volume de registros necessários a serem guardados como histórico. Com a chegada do eSocial, as organizações se viram obrigadas a levantar diversos documentos em papel que, se já estivessem no formato digital, seria muito mais simples e ágil encaminhar as informações e não perder os prazos.
Papel zero
Segundo informação da Xerox, um trabalhador de escritório comum utiliza cerca de 10.000 folhas de papel para fotocópia a cada ano. Investir em soluções tecnológicas, gerar novos documentos e converter os existentes em arquivos digitais, permite às empresas fazer um melhor uso daquele espaço físico em seus escritórios. A economia com medidas de segurança para os documentos ou na contratação de empresas terceirizadas para armazenagem, faz a diferença e permite o investimento em outras áreas de maior prioridade.
De acordo com o relatório “The Next Normal – Digitizing at speed and scale – The recovery will be digital”, elaborado pela consultoria Mckinsey, as empresas precisam se reinventar e buscar um modelo operacional sustentável aproveitando os benefícios proporcionados pela nuvem para ganhar velocidade, agilidade e eficiência escalável. A cada dia aumenta a preocupação com a crescente demanda por recursos naturais, como a celulose para a produção de papel. A tecnologia atual já permite a utilização dessa matéria-prima de forma mais consciente e em menor volume.
A melhor opção é adotar uma solução que permita a gestão de todos os processos sem o uso de papel de ponta a ponta. No caso da SST, existem procedimentos periódicos que precisam de acompanhamento do empregador. Também é necessário gerar documentos obrigatórios determinados pela legislação vigente, e que seriam mais facilmente executados em um ambiente digital.
A digitalização é a melhor saída para diminuir essas despesas e assegurar a integridade dos dados. Cabe aos CIOs e CTOs liderarem essa revolução para agregar valor às suas organizações de forma eficiente e sustentável.
Renan Soloaga, CEO da IndexMed.