Com o avanço da digitalização no setor de saúde, hospitais e clínicas estão redescobrindo a importância da automação administrativa como aliada estratégica na busca por eficiência, segurança e melhor experiência para o paciente. Do agendamento de consultas à gestão de estoques, o uso de tecnologias como RPA e prontuários eletrônicos tem transformado processos antes burocráticos e suscetíveis a falhas, otimizando recursos e promovendo uma atuação mais integrada entre equipes clínicas e administrativas.
Em entrevista ao Saúde Digital News, Rogério Pires, diretor de produtos para Saúde da TOTVS, detalha como a automação tem ganhado espaço no dia a dia das instituições brasileiras, superando desafios técnicos e culturais, e aponta as tendências que devem moldar os próximos anos do setor. Para ele, além de reduzir custos e erros humanos, a digitalização abre caminho para um atendimento mais ágil, personalizado e humanizado. Confira:
- Quais os principais benefícios da automação de processos administrativos em hospitais?
A automação de processos administrativos traz uma série de benefícios para a operação hospitalar. Destacaria como principais benefícios aumento da eficiência operacional, otimização de recursos, ganho de inteligência em processos de tomada de decisão, redução de erros e de processos manuais, e ainda melhora na segurança e proteção de dados. Além destes, na minha opinião, um dos principais ganhos é a otimização do tempo das equipes que passam a se dedicar a tarefas mais estratégicas e, sobretudo, ao atendimento ao paciente, melhorando a qualidade do atendimento.
- De que forma a digitalização de agendamentos e prontuários eletrônicos está reduzindo a burocracia nas clínicas e hospitais?
Tanto os agendamentos como a gestão dos prontuários dos pacientes passaram por uma grande transformação com o avanço da digitalização, reduzindo a burocracia das instituições de saúde. No caso dos agendamentos, por exemplo, a tecnologia de automação permite que os pacientes agendem suas consultas de forma fácil e rápida, otimizando a agenda dos profissionais e reduzindo o tempo de espera.
Já na gestão de prontuários eletrônicos, médicos e profissionais de saúde podem ter acesso mais fácil às informações de cada paciente, o que também facilita a comunicação entre as equipes médicas. Além disso, o prontuário eletrônico permite a centralização de dados em uma única plataforma, possibilitando um atendimento de maior qualidade e personalizado de acordo com as necessidades de cada paciente.
- A implementação de RPA (Robotic Process Automation) em processos financeiros e de faturamento hospitalar já é uma realidade no Brasil?
Sim, RPA é uma realidade amplamente difundida em instituições de saúde. E são utilizados não só em processos financeiros, mas também no suporte a alguns processos assistenciais. Costumo dizer que o robô tem um monitoramento constante sobre toda a instituição, agilizando processos e diminuindo ineficiências, que se refletem numa maior otimização e redução de custos.
- Como a automação pode otimizar a gestão de estoque de medicamentos e insumos nos hospitais?
A gestão do estoque de medicamentos e insumos nos hospitais é ponto essencial na operação de um hospital. Contar com tecnologia para esse processo é fundamental para evitar a falta ou excesso de insumos, assim como gerenciar custos. A automação torna todo esse processo mais simples, evitando tarefas manuais e o uso de planilhas dispersas. Com uso de ferramentas tecnológicas, é possível atualizar dados em tempo real e obter uma visão completa do estoque, realizar a previsão de demanda e de tendências com base em análise de dados, gerir a data de validade dos medicamentos, rastrear cada entrada/saída de cada um, etc.
- Quais são os desafios para integrar sistemas automatizados em infraestruturas hospitalares legadas?
Integrar sistemas automatizados em hospitais que já têm estruturas mais antigas não é simples. Muitas dessas instituições de saúde ainda usam tecnologias que não “conversam” bem com soluções mais modernas, por exemplo, dificultando a troca de dados entre os sistemas de forma rápida, contínua, segura e em conformidade com normas regulatórias do setor.
Além da parte técnica, também existe o fator humano: os profissionais já estão acostumados a certos processos e podem ter receio de mudanças. Por isso, além da tecnologia em si, é essencial investir em treinamento e capacitação para que a automação realmente traga ganhos em eficiência, segurança e qualidade no atendimento.
- A automação de processos administrativos também contribui para melhorar a experiência do paciente? Como isso acontece?
Sem dúvidas. Conforme a automação é implementada em diferentes processos administrativos, as instituições de saúde se tornam muito mais eficientes e produtivas, otimizando processos e reduzindo burocracias e tarefas manuais. E esses benefícios são refletidos em toda a jornada do paciente.
Os exemplos são múltiplos: a automação permite, por exemplo, que os profissionais da saúde foquem em tarefas mais estratégicas e de maior valor agregado, o que possibilita um atendimento mais humanizado para o paciente; a adesão de prontuários eletrônicos facilita no acesso ao histórico do paciente, e permite um atendimento mais personalizado e integrado. Já o uso da tecnologia na gestão de leitos em hospitais permite que os atendimentos sejam realizados de forma mais otimizada.
- Como as tecnologias de automação ajudam a reduzir erros humanos em processos críticos, como a administração de medicamentos e exames?
Um dos grandes benefícios da tecnologia de automação é a redução de erros humanos nos hospitais, o que é muito importante, especialmente em processos críticos. Com relação a administração de medicamentos, a adoção de automação evita erros no preenchimento de pedidos de medicação, por exemplo. A automação também permite a checagem de interações entre medicamentos e verificação de alergias nos pacientes, aumentando a segurança dos pacientes.
- Em termos de custo-benefício, a automação administrativa representa uma economia significativa para hospitais?
Com certeza. Conforme processos administrativos são automatizados, os hospitais conseguem reduzir tarefas repetitivas, manuais e burocráticas, aumentando sua eficiência e produtividade.
Um bom exemplo é o controle do estoque e de recursos materiais. Ao automatizar essas tarefas, as instituições conseguem evitar desperdícios e excessos, e otimizar seus custos. Outro exemplo é na automação da gestão de leitos, tornando todo o atendimento aos pacientes mais otimizado, o que impacta os hospitais diretamente nos seus gastos.
A adoção de ferramentas automatizadas em diferentes processos também contribui para a qualidade do atendimento e para a comunicação entre os profissionais de saúde, evitando erros médicos e tornando a experiência do paciente mais fluída e satisfatória.
- A integração de tecnologias de machine learning pode tornar processos hospitalares ainda mais eficientes?
Sim, o uso de tecnologias de machine learning pode trazer grandes benefícios para os hospitais, tornando as instituições mais eficientes, otimizando processos e agregando maior inteligência para sua gestão. A adesão de machine learning, por exemplo, pode auxiliar os médicos a obterem um diagnóstico mais preciso ao analisar exames. Essa tecnologia também possibilita a previsão de demanda nos hospitais, permitindo que aloquem recursos e se planejem para possíveis aumentos de casos de doenças sazonais entre a população, por exemplo.
- Quais são as expectativas para os próximos anos em termos de automação administrativa nos hospitais brasileiros?
A automação administrativa deve se tornar cada vez mais presente nos hospitais brasileiros nos próximos anos, uma vez que é essencial para que as instituições se tornem mais eficientes e consigam contornar diversos desafios do mercado de saúde brasileiro, como a gestão de custos.
Neste contexto, o investimento em tecnologia deve continuar como uma prioridade para os hospitais, com destaque para a adesão de Inteligência Artificial, que deve ganhar ainda mais espaço no dia a dia dos hospitais, auxiliando em processos como análise de dados, tomada de decisões estratégicas e aumento da produtividade das equipes.
