Como parte da estratégia para acelerar o processo de expansão de novas lojas em todo o país, o grupo de varejo farmacêutico RD-RaiaDrogasil decidiu sair em busca de uma solução que garantisse agilidade para as equipes, transparência de informações, além de contribuir com o ganho de produtividade para focar na ampliação da rede e apoiar o comitê semanal de inaugurações.
A equipe de expansão da RD iniciou uma prospecção por recursos que reduzissem o tempo gasto em tarefas burocráticas e, ao mesmo tempo, registrassem as informações para que fossem de fácil acesso para consultas em tempo real e de maneira confiável. Após muitas avaliações, a área de expansão encontrou na monday.com a plataforma ideal para integrar e organizar processos.
A empresa varejista, que hoje conta com mais de 2.600 filiais em todos os estados brasileiros, tem no processo de expansão de novas farmácias um de seus carros-chefes, que é liderado pela diretoria de Expansão e envolve grande parte dos seus times. No ano passado, a RD atingiu presença em 525 cidades, e até o fim deste ano serão inauguradas 260 novas farmácias através de expansão orgânica por todo o Brasil. A meta de expansão prevista entre 2022 e 2025 é de 38% da rede atual, o que deve totalizar 1.040 novas farmácias a serem abertas.
Diante desse desafio, a diretoria de Expansão percebeu-se a necessidade de ganho ainda maior de produtividade e otimização do tempo para atender às expectativas e acabou optando pela plataforma da monday.com. “O processo de inauguração de novas farmácias é muito complexo, pois envolve mais da metade das áreas da empresa e, se não tivermos o controle, perdemos o timing de inauguração, fator que prejudica diretamente as nossas metas mensais. Até 2018, todo esse controle de informações era realizado através de uma ferramenta desenvolvida dentro da empresa, que logo se mostrou bastante limitada frente ao desafio que temos. O volume de informações é imenso e não conseguíamos manter o histórico ou cruzá-los no espaço de tempo que precisávamos”, explica Andrea Sapia, gerente executiva de engenharia da expansão da RD.
O uso da plataforma Monday.com começou em 2019, com a área de desenvolvimento imobiliário, para garantir o recebimento e organização de documentações e assinaturas de contratos. Depois, outros setores foram integrados, como legalização, arquitetura, obras, gente & cultura (contratação de pessoas), jurídico (vigilância sanitária), área de TI, etc.
“Foram perceptíveis os benefícios que ganhamos com a implementação da monday.com logo nos primeiros usos, porque a ferramenta nos oferece a visão macro e o detalhe de cada abertura de uma nova filial. Como temos muitas frentes diferentes de trabalho, é importante termos os cenários atualizados e analisados em tempo real para reajustar os prazos, caso necessário. Este ecossistema foi muito aprimorado com o uso da monday.com, já que ganhamos tempo para detectar riscos e contorná-los”, afirma a executiva.
“A possibilidade de personalização da plataforma foi um dos grandes diferenciais da monday.com e percebemos isso com a migração do uso para outros times internos, como o de Arquitetura. Tivemos feedbacks positivos especialmente pela oportunidade de que, a cada novo insight de processo, sentimos que era possível adaptá-lo para a plataforma, gerando novas formas de uso”, comenta Guilherme Vieira Bezerra, especialista de PMO da RD.
De acordo com dados de retorno de investimento (ROI), um dos principais benefícios que o uso da plataforma trouxe para a RD foi a melhoria na agilidade. Com a substituição do uso do e-mail e de outras plataformas, a monday.com se tornou um hub de colaboração. Os ganhos podem ser medidos em números: 282 mil automações foram disparadas nos últimos 12 meses, representando as ações humanas repetitivas que foram evitadas; 19 horas de e-mails foram evitadas; além de uma economia de 339 horas, graças aos relatórios e às visualizações de dados. A estimativa é de que haja uma economia de 23 mil horas de trabalho, resultando em cerca de US$ 112 mil para serem investidos em outras atividades do time.
“Os times da RaiaDrogasil possuem uma interdependência de dados. Por isso, estruturamos a monday.com com as integrações e links de quadros, em que os responsáveis preenchem os seus dados e todos ficam cientes sobre o que foi apontado e os seus desdobramentos. Com esse controle mais apurado, podemos continuar reestruturando os processos para ganharmos mais agilidade e produtividade”, diz Bezerra.
O uso da monday.com permitiu que a economia com as horas gastas em processos burocráticos fossem mais bem aproveitadas, tornando a equipe mais produtiva e eficiente. Também por meio da plataforma a equipe de Expansão faz a comunicação com os stakeholders externos, com quadros específicos e automações que agilizam os seus processos. A partir do momento que a equipe da RD otimizou a organização dos seus processos, perceberam um crescimento sensível no alcance de metas.
“Um exemplo das vantagens que a implementação da monday.com teve para a integração das áreas foi percebido durante a pandemia da Covid-19. Sem a possibilidade do encontro presencial, interações online consistentes eram cruciais para o negócio. Como nossas equipes já utilizavam a plataforma, estávamos alguns passos à frente nessa dinâmica”, diz Andrea.
Transparência para auditorias
A implementação da solução em outras áreas de controle também trouxe aperfeiçoamentos em diversos processos, como os de Capex (despesas e pagamentos), o que ajudou a dar total transparência para as auditorias dos investimentos envolvidos na expansão de farmácias, um dos maiores da empresa. Foi registrada uma média de 90 atualizações e comentários por dia na plataforma, nos últimos 12 meses, fato que manteve a transparência e a comunicação fluidas.
“Um dos maiores impactos que percebemos na adoção da monday.com foi o momento de aprovações financeiras. Toda a cadeia de informações e o seu histórico está registrado, o que facilita no dia a dia e também em momentos como auditorias. Na Expansão, nosso trabalho é muito dinâmico e precisávamos de uma tecnologia que acompanhasse este ritmo”, comenta Andrea.
O uso da plataforma como solução para o controle de informações possibilitou ganhos de produtividade, justamente o que a equipe mais precisava, e encontrou ao implementar a monday.com. De acordo com dados da RaiaDrogasil, o maior ganho com automações foi evitar a reentrada de dados (491 horas), seguido pela estruturação de processos (245 horas).
“Percebemos uma otimização de produtividade imensa com a plataforma. As automações permitiram que as equipes se concentrassem na meta principal de inaugurar novas farmácias. Todas as informações estavam consolidadas na monday.com e tínhamos mais tempo para pensar estrategicamente no negócio”, diz Andrea.
Em um setor tão competitivo e dinâmico como este em que a RD atua, ter segurança, agilidade, transparência e produtividade é essencial para garantir o presente e o futuro dos negócios. O uso de uma plataforma completa como a monday.com, que permite total personalização e integração de equipes de diversas áreas, para que todas as metas sejam alcançadas, não é somente uma solução. É um diferencial que colabora muito com os objetivos de negócios da empresa.
“Nós seguimos utilizando a plataforma e sempre avaliando novas maneiras de melhorar cada vez mais nossos processos e nossas pessoas. Acredito que seja este um dos principais motivos pelo qual a plataforma deu tão certo: a monday.com pode se adequar a diferentes tipos de trabalho e fluxos de construção de uma equipe”, completa a executiva.
